Kegiatan Penataan Arsip oleh Dinas Kearsipan Kota Kupang
Upaya penataan arsip di lingkup pemerintahan Kota Kupang kembali digiatkan. Tim Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Kupang turun langsung ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan, Rabu (24/9/2025), untuk melakukan penataan arsip sebagai bagian dari program pengelolaan dokumen pemerintahan yang lebih terukur.
Ketua tim penataan, Luwuisya Sepriana Panie, SE, yang juga menjabat Arsiparis Ahli Muda, menjelaskan bahwa penataan arsip bukan sekadar menumpuk dokumen, melainkan menata informasi sebagai aset strategis daerah. “Kami menerapkan klasifikasi dan penyimpanan dengan cara mengelompokkan arsip berdasarkan jenis, konten, dan relevansinya. Arsip-arsip ini tidak hanya disimpan dalam bentuk fisik, tetapi juga digital agar lebih efisien dan tahan lama,” ujar Panie.
Menurutnya, aspek keamanan dan aksesibilitas juga menjadi perhatian utama. Sistem penyimpanan arsip kini dilengkapi dengan pengamanan khusus, seperti enkripsi maupun penguncian untuk informasi yang bersifat sensitif. Namun, di sisi lain, akses tetap dijamin bagi pihak berwenang agar pelayanan publik tidak terhambat. “Kami juga menjalankan pemeliharaan rutin sesuai aturan retensi agar integritas arsip tetap terjaga sepanjang jangka waktu yang ditetapkan,” tambahnya.
Kehadiran tim arsip disambut positif oleh jajaran Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Kupang. Kepala Dinas, melalui Kasubag Umum dan Kepegawaian Jonathan Sinlae, menegaskan bahwa penataan arsip merupakan kebutuhan mendesak bagi lembaga publik. “Kami sangat bersyukur dan berterima kasih atas pendampingan ini. Arsip yang tertata rapi memastikan informasi penting mudah diakses, aman, dan akurat. Hal ini mendukung pengambilan keputusan yang efektif, pelayanan publik yang lebih berkualitas, sekaligus memperkuat akuntabilitas organisasi,” ujarnya.
Jonathan Sinlae, SE
Kasubag Umum dan Kepegawaian
Sinlae menambahkan, keberadaan arsip yang terkelola dengan baik juga berfungsi sebagai penopang integritas dan memori kelembagaan. Dengan demikian, kehilangan informasi dapat dicegah, sementara nilai arsip sebagai aset nasional tetap terjaga.
Tim dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Kupang yang melakukan penataan arsip di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan terdiri dari:
Luwuisya Sepriana Panie, S.E, Arsiparis Ahli Muda (Ketua Tim)
Maria Salvatrix Ero, Arsiparis Terampil
Elena Angelawati Loe, A.Md.A.B , Arsiparis Terampil
Daniel Seprianus Nulik, SH
Ratna Karmila Passoe dan
Rolando Baitanu
Langkah Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Kupang ini diharapkan menjadi model penataan bagi perangkat daerah lain. Sebab, di tengah derasnya arus digitalisasi birokrasi, kerapian arsip bukan hanya soal administrasi, melainkan juga fondasi tata kelola pemerintahan yang transparan dan modern.